Cuando una sociedad deja de operar, muchos emprendedores creen que su simple inactividad exime de obligaciones. Sin embargo, la legislación española establece una serie de exigencias y sanciones que pueden resultar muy onerosas si no se conocen a tiempo. En este artículo analizamos en detalle cómo definir una sociedad inactiva y sus implicaciones, repasamos las obligaciones formales y fiscales, describimos las multas más habituales y ofrecemos consejos prácticos para evitar sorpresas desagradables.

¿Qué se considera una sociedad inactiva?

Una sociedad inactiva es aquella que, estando constituida formalmente, no desarrolla actividad económica. Esto implica:

• No facturar bienes o servicios.
• No realizar compras ni ventas.
• No tener empleados en plantilla.
• Permanecer inscrita en los registros oficiales.

Aunque no exista movimiento de caja, es esencial comunicar oficialmente la inactividad mediante el modelo 036 ante la Agencia Tributaria, evitando así posibles multas por falta de notificación.

Obligaciones fiscales y contables durante la inactividad

Aun sin actividad real, la empresa debe cumplir con una serie de trámites periódicos:

• Presentar el Impuesto sobre Sociedades cada ejercicio (modelo 200), incluso si no hay ingresos ni gastos.
• Depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, reflejando un balance inactivo.
• Llevar la contabilidad al día, anotando movimientos nulos y archivando los libros contables.
• Informar sobre cualquier cambio societario (adminis­trador, domicilio, socios) a Hacienda y al Registro Mercantil.

La constancia en estos trámites permite demostrar que se mantiene la estructura legal sin generar actividad económica, lo cual es vital para evitar sanciones.

Sanciones y penalizaciones por incumplimiento

Ignorar las obligaciones de una sociedad inactiva puede derivar en multas cuantiosas. A continuación se muestra un resumen de las principales infracciones y sus consecuencias:

Además de las multas monetarias, la Inspección de Trabajo impuso en 2024 sanciones por valor de 17,2 millones de euros por distintos incumplimientos relacionados, lo que pone de relieve la intensidad de la vigilancia inspectora y la necesidad de mantenerse al día.

Plazos y responsabilidad de los administradores

La ley no permite prolongar indefinidamente la inactividad. Transcurrido un año sin actividad, los administradores deben convocar Junta General Extraordinaria en un plazo máximo de dos meses para decidir la reactivación o disolución de la sociedad. Si no lo hacen, pueden incurrir en:

• Responsabilidad subsidiaria por deudas sociales contraídas tras el año de inactividad.
• Derivación de responsabilidad tributaria por impago de obligaciones fiscales.
• Obligación de disolución forzosa si las autoridades lo requieren.

Este mecanismo garantiza que la inactividad no sirva para eludir responsabilidades legales o fiscales.

Buenas prácticas para evitar sanciones

La prevención y el asesoramiento profesional son las mejores herramientas para no sufrir penalizaciones inesperadas. Considera las siguientes recomendaciones:

• Registrar formalmente la situación de inactividad y actualizarla ante Hacienda.
• Contratar a un gestor o abogado especializado en derecho mercantil y fiscal.
• Controlar los plazos de presentación de modelos y depósito de cuentas.
• Revisar periódicamente la contabilidad y los registros oficiales.
• Valorar la disolución si la reactivación no es viable.

Adoptar estas medidas de prevención y control ayudará a mantener la sociedad en regla, evitando sanciones económicas y posibles responsabilidades personales para los administradores.

En definitiva, la inactividad de una sociedad no es sinónimo de descanso legal: conlleva obligaciones y riesgos que deben atenderse de forma rigurosa. El conocimiento de la normativa vigente y la acción oportuna son clave para proteger el patrimonio empresarial y personal, garantizando que la empresa permanezca saneada y preparada para retomar su actividad o disolverse sin sobresaltos.